Good Practices de Pétange

Le suivi du courrier traditionnel et électronique

La commune a mis en place un système de suivi du courrier traditionnel et électronique permettant d'optimiser l'évolution des dossiers communaux (techniques ou politiques) et la prise de décision. Depuis 2013, elle s'est outillée du programme Easy pour l’aider à mettre en place ce processus.

Le projet a trait à l’organisation des missions du collège des bourgmestre et échevins et notamment du suivi du courrier selon un procédé électronique. Les objectifs principaux sont d’organiser efficacement les processus, d’assurer les suivis et de mettre en œuvre le système de « paperless office ».

 La responsabilité des dossiers incombent aux élus selon leur domaine de compétence et aux chefs de services qui peuvent déléguer le travail. En cas de congé des uns ou des autres, seul l’urgent est traité.

 Concrètement, tout courrier et courriel entrant sont transmis par le secrétariat aux fonctionnaires compétents qui le transmet à l’élu compétent avec une description et une proposition de décision pour faciliter le travail du collège échevinal. Les courriers sont scannés quotidiennement pour une transmission via email vers les personnes responsables.

Chaque semaine élus et fonctionnaires se rencontrent pour traiter préalablement des dossiers. Le Bourgmestre peut alors fixer un ordre du jour bien préparé. Ainsi, les réunions hebdomadaires du collège échevinal (au cours desquelles personne n’utilise son GSM) permettent de prendre plus de 12000 décisions par an et de traiter les dossiers dans les 30 jours. Tous les membres du collège échevinal sont donc informés des suites réservées aux dossiers. A noter que par la suite, le fonctionnaire compétent est responsable pour l’exécution des décisons prises par le CE

Contact : Administration communale | place J.F. Kennedy | L-4702 Pétange
                  Tél.: 501251 - 1  | commune@petange.lu 

La région SUD

Chiffres clés :

- Superficie régionale: 200 km²
- Population 2013: 154.444 hab. 
- 29 % de la population nationale
- Densité moyenne: 776 hab./km²
- Près de 61.800 ménages
- 43 % de résidents étrangers
- Près de 150 nationalités
- Plus de 5.400 sièges sociaux

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Luxembourg
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